アポイントを取り付けるというのは、ビジネスの第一歩です。

ビジネス英語ですから、丁寧かつ明快、簡潔な表現が求められます。

いずれも基本的な表現をいくつか覚えてしまえば、以降はスムーズに業務をこなせるようになります。

この記事では、メールでアポイントを取る際に必要となる表現とポイントを「取り付け」、「変更」、「キャンセル」のパターン別にご紹介します。

一度ここにある例文を覚えてしまって数をこなしていくうちに自然と覚えられるので是非参考にして見てください。

また、一般的なビジネスメールの書き方は以下の記事で紹介されているので合わせて参考にしてみてください。

初心者でもＯＫ！こなれて見える英語ビジネスメールのコツ

タイトル付け

メールを書く場合、どのようなタイトルにするかは非常に大切です。

一目で内容が分かる端的なタイトル付けがされていないと、膨大な数のメールの中にいとも簡単に埋もれてしまいます。

大事なメールを送るときは、タイトル欄（subject line）にどのように記入するか、ちょっとした心配りが必要です。

 

まず、英語では「アポ」や「アポイント」ではなく「アポイントメント（appointment）」といいましょう。

アポイントを取り付けるメールタイトルなら、下記のようにストレートに表現します。

  • Business appointment request（アポイントの依頼）
  • Request for meeting appointment（アポイントの依頼）

アポイントの日にちが決まった以降のやり取りであれば、リマインドの意味も兼ねて、タイトル欄に日付も書き添えるなど工夫するとよいでしょう。

  • Confirmation appointment 3rd July（7月3日のアポイントについての確認））

名乗り方

まずは、自分が何者なのかを名乗るところから始めます。

以下がその英語例文になります。

  • I am Masuda, the marketing manager of ○○.（○○会社のマーケティングマネジャーをしておりますマスダと申します。）
  • I am Masuda, a distributor of ○○.（私は、○○の販売代理店のマスダと申します。）
  • I am Masuda in charge of ○○ at △△.（私は、○○で△△を担当しておりますマスダと申します。）

メールの目的を伝える

何のためのメールなのか、目的を簡潔に伝えます。

  • I am writing this email regarding our new product.（当社の新製品に関し、このメールを差し上げております。）
  • with regards to ～（～に関し、）
  • regarding our new products（当社の新製品に関し、）

何のためにアポイントが必要なのかも伝える必要があります。

  • to discuss about（～について話し合うべく、）
  • to introduce ～（～をご案内すべく、）
  • to explain about ～（～についてご説明するべく、）
  • We have recently launched a new product.（先日、新しい製品を発売いたしました。）
  • We would like to introduce our new product launched last month.（先月発売開始した当社の新製品をご紹介させていただきたいと存じます。）

launchという英単語、最近では「ローンチ」と、カタカナで書いても使われるようですが、ミサイルやロケットを「打ち上げる」というときにも使われる単語です。

ビジネスで使う場合は、「サービスを開始する、製品を売り出す、企画などを開始する」などという意味になります。

強い意気込みが伝わってくる単語です。

 

「アポイントを取り付ける」は、make / arrange an appointmentと言います。

  • I am writing to request a business appointment from you. （アポイントを取り付けたく、ご連絡差し上げております。）
  • I would like to arrange an appointment with ○○.（○○さんとアポイントを取り付けたいのですが。）
  • I would like to arrange an appointment to discuss○○.（○○の件に関して、アポイントを取り付けたいのですが。）
  • We/I would like to have a meeting to discuss ○○.（○○に関する打ち合わせのため、お会いしたいのですが。）

日付の取り決め方

アポイントの日付については、自分の方である程度の日時を提案しつつ、それに対する先方の都合を伺うというスタイルにすると決まりやすくなります。

  • Could we fix a meeting anytime next week?（来週のいずれかの日にお会いできますか？）
  • I would be grateful if you could indicate a convenient time to meet during this week.（今週のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけたら幸いです。）
  • Would it be possible to meet on (Date) at ○○?（（日付）に○○でお会いすることは出来ますでしょうか？）
  • Would you be available on (Date)?（（日付）は、空いていらっしゃいますか？）

お互いの予定がなかなか合わず、さらに日程のすり合わせが必要な場合は、How about ○○? などと提案を続けていきます。

  • We regret that we will not be available on the day you proposed.（あいにく、ご提案いただいた日にちは当方の都合が付きません。）
  • How about (date)?（○日はいかがですか？）
  • Could you make it in the morning /afternoon?（午前／午後にしていただくことは出来ますか？）

先方にすべてお任せするという場合は、次のような表現で書くことが出来ます。

  • Please would you indicate a suitable time and place to meet?（ご都合のよい時間と場所をお知らせいただけますか？）

日時変更の依頼

周到にアレンジしていても、急な用件によりアポイントの変更に迫られるケースがあります。

変更する必要が判明したら、出来るだけ早く先方に連絡を入れて次の約束を取り付けましょう。

  • Could it be possible to change the appointment time / date to (date).（アポイントの時間／日付を○へ変更させていただくことは可能でしょうか？）

一度取り決めたアポイントを変更するわけですから、簡単にでもよいのでその理由を添えておくと親切です。

「Due to ～」で、「～により」「～のために」と理由を表す表現になります。

～には名詞を入れます。

  • Due to the flight schedule,（フライトスケジュールにより、）
  • Due to unavoidable issues,（やむを得ない事情により、）
  • We/I would like to change the day of the appointment due to some urgent business.（急用のため、アポイントの変更をお願い出来ますでしょうか。）

キャンセルの依頼

せっかく取り付けたアポイントとはいえ、不測の事態によりキャンセルせざるを得ないとなった場合の連絡方法です。

文頭に、UnfortunatelyやI’m afraidなど遺憾を示す表現を使って伝えましょう。

  • Unfortunately, due to some unforeseen business, we /I will be unable to keep our appointment for (date).（恐れ入りますが、急な用件により（日付）のアポイントを変更せざるを得なくなってしまいました。）
  • I’m afraid that we/I have to cancel our meeting on (date), as something unexpected has come up.
    （申し訳ありませんが、急な用件が発生したため、（日付）のアポイントをキャンセルせざるを得なくなってしまいました。）

キャンセルの要望を伝えると同時に、代わりの日時の提案をしてしまうとよいでしょう。

  • Would you be available early next week?（来週始めのご都合はいかがですか？）
  • Would it be possible to arrange another time later in the week?（あらためて、今週後半にお時間をいただくことは可能でしょうか？）

最後にお詫びの一言を添えます。

  • We/I apologise for any inconvenience.（不都合をお詫び申し上げます。）

結び方

メールの最後は決まり文句の結びで締めます。

ちょうど下のような決まり文句が使われることが多いです。

  • Looking forward to meeting with you as soon as possible.（出来るだけ早いうちにお会い出来ると幸いです。）
  • Looking forward to your reply to this email.（お返事をお待ちしております。）
  • We / I would appreciate your prompt reply. （早急なお返事をお待ちしております。）
  • Waiting for an early response.（早々にご連絡をお待ちしております。）

リマインド

アポイントの日にちが迫ったら、念のためにリマインドしておくとよいでしょう。

特に、アポイントを取り付けてから日数が経っている場合、せっかく準備していたのに忘れられていたなんてことで時間と労力を無駄にしないためにも、変更がないことを確認しておきたいものです。

簡単な文でOKです。

  • I would like to confirm our appointment tomorrow at (time).（明日○時のアポイントの確認のためにご連絡しております。）

Looking forward ～（楽しみにしています）と書くことでも、自然なリマインドになります。

  • We’re looking forward to seeing you on (date/time).（我々は（日付や時間）にお会いできることを楽しみにしています。）
  • Just a gentle reminder of our appointment tomorrow at (time). Look forward to seeing you then.（明日の（時間）の予定のリマインダーです。その時お会いできることを楽しみにしています。）

まとめ

以上が、ビジネスでアポイントを取りたい時の英語でのメールの書き方になります。

ビジネスで欠かせないアポイント取り付けのメールです。

簡単なフレーズで出来上がるとはいえ、ちょっとした気遣いも必要とされるのが、この類の連絡です。

日々の業務に必要不可欠ですので、すぐにパターンにも慣れます。

日頃から意識してやり取りするようにしていれば、先方から来たアポイント依頼のメールやその返答の仕方などから、たくさんのことを学べるでしょう。

この記事でお伝えしたポイントを軸に、実践で身につけた知識を追加してビジネスメールのスキルを強化していってください。

投稿者プロフィール

西東 たまき
西東 たまき
2012年より東アフリカの英語圏の国・タンザニア在住。英語は貿易業務、国際機関勤務などにおいて、実務で身に付けた叩き上げ。
現在はフリーライターとして、日本語および英語による記事を執筆している。