もう迷わない！用件別・英語ビジネスメールの書き出しフレーズ

「シンプル・明瞭」がキーワードとなるのが英語のビジネスメールです。

注意すべきポイントはタイトルの付け方に始まっていくつかありますが、この記事では中でも「メールの書き出し」部分を中心に解説していきます。

日本語のメールに付き物の時候の挨拶などは不要で、書き出しから用件が分かるように作成するのが英語ビジネスメール作成のポイントです。

さて、具体的にはどうすればよいのか？

英語のビジネスメールの書き出しの定番フレーズを用件別にご紹介していきましょう。

ところで、英語で「お世話になっております」は？

英文のビジネスメールでは、シンプルかつ単刀直入なスタイルが好まれます。

ありきたりな挨拶文が長々と文頭を占めているようでは、まともに読んではもらえません。

「Dear ○○（○○様）」の宛名書きのあとは、すぐに用件に入ります。

とはいえ、機械ではなく人間同士のやり取りなのですからそこにもバランスが必要です。

何度かやり取りを重ねている相手であれば、時には相手を気遣う挨拶を入れてコミュニケーションを取ることも重要になって来ます。

そのような時の定型フレーズが

などです。

どれも訳すとすれば、「お元気でお過ごしのことと思います」あるいは「ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」といったところでしょう。

ビジネスライクなメールスタイルの合間にも気遣いを示すことが出来ます。

しかしこれさえ、日本語のビジネスメールのように毎回入れる必要はありません。

メール書き出しのバリエーションの一つとして時折使ってみる感覚で十分です。

相手から来たメールに対する書き出し

相手から頂いたメールに返信するときは、まずメールをくれたことへのお礼から始めます。

基本形は「Thank you for your ○○（○○をありがとうございます）」です。

返信をくれた相手にさらに返信を返す場合は、「Thank you for your reply（返信ありがとうございます）」になります。

特定メールに関して触れるならば、「何日付のメールに関し」と書き添えると話が通じやすくなります。

何らかの理由で返信するのが遅れてしまったというケースであれば、その旨謝罪の言葉を入れます。

「返信が遅れて申し訳ありません」は、Sorry for late responseまたはSorry for late replyです。

もし、遅れた理由にまで触れる必要があるならば、「due to ○○（○○の理由により）」と続けて書くことが出来ます。

自分からメールを出すときの書き出し

知らない相手に初めて出すメールならば自己紹介から始め、次にメールの目的を書きます。

すでに知っている相手であれば、自己紹介は不要ですのでメールの目的から書き始めます。

【自己紹介の文例】

どうやってメールアドレスを入手したのだろうと相手が思うような状況であれば、入手した経緯を説明すれば、相手の不信感を払拭出来ます。

【メールの目的を伝える導入文の例】

「I am writing this email to ～」または「I am writing this email because ～」で「～するためにご連絡させていただきます」の意味になります。

問合せメールの書き出し

「Would it be possible?（可能でしょうか？）」「I would like to ask you（お伺いしたいのですが）」などを使って書き出します。

依頼メールの書き出し

「I was / We are wondering if you could ○○」で、「○○していただけたら幸いです」の意味になります。

なお、文例に「 I」と「We」両方の表記があるのは、個人としてのやり取りなら「 I 」を使い、会社として連絡するのであれば「We」とするためです。

バリエーションを増やしたいなら次のようなフレーズで言い換えます。

「I / We would appreciate if you could ○○ 」を使って以下のように言います。

「I / We would be grateful if you could ○○」を使うこともできます。

「Could ～?」で始まる質問で「～させて／していただけますか？」を表すことが出来ます。

もっとストレートに依頼するのであれば、「Please 」を使ってシンプルにまとめることも出来ます。

添付ファイルやり取りの書き出し

ファイルを添付して送るとき、メール本文をブランクのまま送るわけにはいきません。

添付ファイル送信する旨をひと言でよいので必ず添えるようにします。

最後に「Please let us know if you have any questions（質問等あれば、ご連絡ください）」と書き添えればなお良いでしょう。

反対に先方から添付ファイルが送られてきたときは、無事受け取った旨連絡します。

添付ファイルが見当たらない場合や、パスワードがかかっていて開けない場合は次のように連絡しましょう。

残念なお知らせのメール

お断りなど、先方にとって都合の悪いお知らせをしなければならないときがあります。

このようなメールのキーワードは「regret」「afraid」「sorry」「unfortunate」です。

どれも「あいにく」や「恐れ入りますが」の感覚です。

もし先方から来たメールにもこのような単語が見られたら、否定的な内容ではないかと推察することが出来ます。

「I/We regret ～」を使うと次のようになります。

「I am / We are afraid ～」を使った文章です。

「I am / We are sorry～」では次のようになります。

「UnfortunatelyまたはIt is unfortunate that ～」を使うと次のようになります。

謝罪メールの書き出し

謝罪メールは「apologize（謝罪する）」「apologies（謝罪）」などの単語を使って文章を作ります。

また、 残念なお知らせをするときに使ったフレーズ「I / We are sorry」は、謝罪メールでも使うことが出来ます。

こちらでは「申し訳ございません」の感覚になります。

軽微な謝罪の場合は、「Sorry for the misunderstanding.（誤解してしまい、すみませんでした）」のように、主語を省いた形でシンプルに書くことが出来ます。

謝罪の理由を簡単に添える必要がある場合、次のような定型フレーズもあります。

お礼メールの書き出し

「Thank you 」または「I / We appreciate」から始めます。

何に対する「ありがとう」なのかを伝えるには、「Thank you for＋理由」「I / We appreciate＋理由」で表します。

まとめ

以上、英語で作成するビジネスメールの基本的な書き出しフレーズをまとめてみました。

ビジネスメールはバリエーションが限られていることもあり、日常業務で必要となる状況は今回ご紹介したものでほとんどカバー出来てしまいます。

早速、今日から実践で使って身に付けてしまいましょう。