急に、英語で電話をかけるよう上司に頼まれた！

あるいは、オフィスで電話を受け取ったら相手が外国人だった！

このような状況にあなたはとっさに対応できますか？

普段から英語を話すことに慣れていなければ、急な英語での電話に対応することは難しいかもしれません。

しかし、実は電話で使う言い回しはある程度決まっているので、それらを覚えてしまえば最低限の対応はできるようになるのです。

そこで、ここではこれだけ知っていれば十分英語で電話が対応できるようになるための電話対応定番フレーズを３８個紹介します。

ここに書いてあるパターン別フレーズをマスターして、急なビジネス英語での電話にも慌てずに対応できるようになりましょう。

英語での電話を受けるとき

まずは、かかってきた電話が英語だった場合の対応の仕方をマスターしましょう。

電話を受ける

お電話ありがとうございます。

Thank you for calling.

Hello. Good morning. Good afternoon. Good evening.

こちら○○社でございます。

○○が承ります。

This is ○○ company.

(This is) ○○ speaking.

海外では「お電話ありがとうございます」を意味する “Thank you for calling”の代わりに、HelloやGood afternoon等の挨拶が使われることも多くあります。

必ずしも日本語の電話対応のフレーズを英語に直訳すれば大丈夫というわけではないので注意しましょう。

名前を聞く

どちらさまですか？

May I have your name, please?

Who is calling, please?

御社名も教えていただけますか？

May I have your company name as well?

相手に頼む時の表現として、Can I というフレーズも文法的に正しいですが、May Iのほうが丁寧な言葉遣いになります。

日本語ほど多くはありませんが英語にも敬語のような丁寧な表現が存在します。

後ほど紹介する電話対応のコツのところに丁寧な表現をまとめたので参考にしてください。

要件を聞く

ご用件は何でしょうか？

How may I help you

他の人に繋ぐ

英語が得意ではありません。

My English isn’t very well.

I am not good at speaking English.

英語が話せる者におつなぎします。

I’ll put you through to someone who speaks English.

どなたにご用ですか？

Who would you like to speak to?

どちらの部署に御用でしょうか？

Which section would you like?

少々お待ちください。

Please hold for a moment.

Just a moment, please.

少々お待ちいただけますか？

Could you please hold for a second?

○○部におつなぎします。

Let me transfer you to the ○○ department.

担当者におつなぎします。

I’ll put you through to the person in charge.

申し訳ありません、○○はただいま電話にでることができません。

I’m afraid ○○ is not available right now.

○○はただいま席を外しております。

○○ is not at his/her desk at the moment.

ご伝言を承りましょうか？

Would you like to leave a message?

以上のフレーズを覚えれば、突然英語での電話がかかってきた！なんていうときにも、焦らずに対応ができるようになります。

これだけ一度に覚えるのは無理！という人は、まずは

“My English isn’t very well. I’ll put you through to someone who speaks English. Please hold for a moment.”（英語があまり話せません。英語が話せる者におつなぎしますので少々お待ち下さい。）

だけは完璧に言えるようになり、相手を不快な気持ちにさせることなく電話を保留できるようにしましょう。

英語で電話をかけるとき

次は、基本的な英語での電話のかけ方を紹介します。

電話をかける

お世話になっております。

○○社の△△と申します。

Hello. Good morning. Good afternoon. Good evening.

This is △△ from ○○ company.

日本でよく使われる「お世話になっております」という表現はあまり海外では使われないので、電話を受けるときと同様挨拶のみで大丈夫です。

取り継ぎを頼む

○○さんをお願いします。

May I speak to Mr./Ms./Mrs.○○, please?

I’d like to speak to Mr./Ms./Mrs.○○.

内戦の111をお願いします。

May I have extension 111, please?

○○部に回していただけますか？

Could you put me through to the ○○ department, please?

○○部の担当の方をお願いします。

I would like to speak to someone in charge of the ○○ department.

きちんと準備をしてからかけることができます

なので、以上の基本のかけ方をマスターし、用件をあらかじめ英語で書いておいた上で電話をすれば、相手に失礼のない対応をすることができます。

その他のお役立ちキーワード・フレーズ

営業部

人事部

開発部

技術部

製造部

Sales Department,

Marketing Department

Human Resources Department

Development Department

Engineering Department

Manufacturing Department

社長

President, head

お客様

Client

内線

Extension

もう一度言っていただけますか？

Could you say it again?

もう少しゆっくり話していただけますか？

Could you speak more slowly?

Could you please speak a little slower?

すみません、よく聞こえません。もう少し大きな声で話していただけますか？

I’m afraid I can’t hear you very well. Could you speak a little louder?

ご迷惑おかけして誠に申し訳ありませんでした。

We apologize for the inconvenience.

番号をお間違えではないでしょうか？

I’m afraid you have the wrong number.

英語での電話対応の際のコツ・ポイント

最後に、以上の英語での電話対応におけるコツや、ポイントを紹介します。

ゆっくり、はっきり、丁寧に

電話での会話は、相手の顔を直接見て話すことができない分、普段の会話に比べて聞き取りづらくなるので、特にゆっくり、はっきり話すことを心がけましょう。

ゆっくりと話すことによって、相手に正確に用件を伝えることができるだけでなく、英語が得意でないことが伝わり、相手もゆっくり話してもらえるようになります。

逆に、無理して早く話そうとすると、電話の相手も英語が話せるのだと勘違いされてしまいます。

筆者も以前、電話対応の際になるべくスラスラ話そうとしたことがありますが、これによって相手に英語がネイティブレベルであると勘違いされたことでゆっくり話してもらえず、結局相手の用件を聞き間違えてしまったという経験があります。

用件の聞き間違い等を起こさないためにも、一単語ずつしっかり発音するつもりで、なるべくゆっくりはっきり話すことを心掛けましょう。

また、ビジネス電話ということで、なるべく丁寧な言葉遣いにすることが大切です。

Can you➡︎Could you

Can I➡︎May I

Do you want to➡︎Would you like to

I’m sorry➡︎I’m afraid

等のように、できるだけ丁寧な言い方にかえるようにしましょう。

相手の言葉を繰り返して、確認する

相手の用件の聞き間違いを防ぐため、できるだけ電話番号、用件、名前は繰り返して確認するようにしましょう。

電話番号の場合は

“Let me repeat your number”（お電話番号を復唱させていただきます）

と言い、番号をゆっくり繰り返しましょう。

名前のスペルの確認をする際は

“A as an apple, B as banana, C as cat”（「アップル」のA「バナナ」のB「キャット」のC。）

のように、同じアルファベットで始まる簡単な単語を使って確認するようにすると聞き間違いを減らせます。

特に、BとV、GとZ、MとNは聞き間違えやすいので気をつけましょう。

まとめ

以上が、英語での電話対応における必要な定番フレーズ３８選です。

英語での電話の対応は、ある程度定型化されているため、これらのフレーズをマスターし、コツやポイントに注意すれば、最低限の対応はできるようになります。

これらをきちんと使えるようになり、急な英語の電話にも焦らず落ち着いて対応できるようになりましょう！